Путевой лист правила оформления путевого листа

Путевой лист в ПДД

При этом «установленные случаи» в ПДД не расписаны, потому придется обратиться к другим нормативным правовым документам.

Обязательные реквизиты путевого листа

Обязательные реквизиты путевого листа не изменились.

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нем необходимо указать следующие реквизиты (п. 3 разд. II Приказа № 152):

  • наименование и номер;
  • сведения о сроке действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

В сведения о сроке действия нужно включить дату (число, месяц, год), в течение которой можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней, но не более чем на месяц (п. 10 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152) — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

В строке о собственнике транспортного средства нужно указать:

  • для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
  • для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

  • тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
  • модель транспортного средства (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
  • государственный регистрационный знак транспортного средства;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда обратно.

Информация о водителе должна содержать:

  • фамилию, имя, отчество водителя;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

С 15 декабря 2017 года снова изменился порядок заполнения путевых листов. Соответствующие поправки внесены Приказом Минтранса РФ от 07.11.17 № 476. В соответствии с этими поправками путевом листе обязательно указывать:

  • ОГРИП —  индивидуальным предпринимателям, ОГРН — организациям;
  • день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства (если обязательный досмотр установлен законом).

Путевой лист

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ). Данный закон, так же как и Приказ Минтранса № 152, к обязательным реквизитам относит «Наименование документа».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе. Нужна ли отметка врача в таком случае, узнаете из статьи Норматива.

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 8 разд. II Приказа № 152).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

  • нормативный расход топлива;
  • экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
  • перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Кроме всех перечисленных выше реквизитов, в путевом листе нужно указать дату и время показаний одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде обратно. Дата и время проставляются уполномоченными лицами, назначенными решением руководителя предприятия/ИП, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда ИП совмещает обязанности руководителя и водителя.

Также необходимо поставить штамп и подпись медицинского работника, проводившего соответствующий медицинский осмотр водителя, с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 разд. III Приказа № 152).

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передается другому физическому лицу по доверенности.

2. Если автомобиль принадлежит юридическому лицу и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо.

Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов.

При этом вместо путевого листа юридическое лицо может оформить специальную доверенность на управление автомобилем, которую водитель и будет предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке документов. Бланк доверенности для юридического лица будет опубликован в отдельной статье.

Также хочу обратить внимание, что в некоторых случаях заполнение путевого листа является обязательным. Перейдем к их рассмотрению.

Новые правила заполнения

Второй пункт данной статьи содержит ситуации, при которых управление транспортными средствами запрещено:

  • перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка грузов.

При заполнении путевок собственники или владельцы ТС могут использовать стандартные утвержденные формы либо путевки собственной формы. Но любой путевой лист должен содержать ряд обязательных данных:

  • наименование и номер путевки;
  • срок действия;
  • по собственнику или владельцу ТС;
  • по ТС;
  • по водителю.

При оформлении путевок различными хозяйствующими субъектами есть некоторые отличия.

Индивидуальный предприниматель как собственник или владелец ТС указывает в путевом листе все обязательные сведения. Фамилия, имя, отчество, адрес, номер телефона, номер ОГРИП вписываются в поле о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если предприниматель сам же является и водителем данного ТС, то его ФИО также вносятся в раздел данных о водителе. Также ИП или уполномоченные ему лица фиксирует и заверяет даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его возвращении. Если ИП является и водителем, то заверять эти сведения не требуется, их он просто заносит в путевку.

Дополнительно о путевом листе для ИП — ниже на видео.

Юридическое лицо

При заполнении путевки на ТС, владельцем или собственником которого является юрлицо, также приводятся все обязательные сведения, указанные выше. В разделе о собственнике (владельце) ТС указывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН юрлица.

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде обратно проставляют и заверяют назначенные руководством предприятия должностные лица.

Физическое лицо

Если ТС принадлежит физическому лицу, осуществляющему перевозки в собственных целях, то путевка не требуется: в нормативных актах регламентируется оформление путевых листов только ИП и юрлицами.

Если физлицо осуществляет перевозку грузов, пассажиров и багажа, принятых в установленном порядке по договорам перевозки, фрахтования, то путевка обязательна. В этом случае законодатель видит явную коммерческую направленность подобных перевозок, и физлицо должно так или иначе легитимизировать свою деятельность:

  • регистрироваться в качестве ИП и оформлять путевки соответствующим образом;
  • вступать в договорные отношения с другим ИП или юрлицом и выписывать путевки в порядке, установленном для этих организационно-правовых форм хозяйственной деятельности.

Путевой лист правила оформления путевого листа

Путевые листы являются обязательным документом для автомобилей такси с заполнением всех обязательных реквизитов, указанных выше. Особенность путевки для такси — поле для ввода информации о выручке за осуществленные перевозки, с указанием суммы, взимаемой за посадки.

В особом столбике прописывается количество посадок пассажиров. Также есть поле для суммы выручки, сданной водителем в кассу. Размер сданных средств подтверждается подписью кассира и бухгалтера. Если в течение смены случались преждевременные возвраты на стоянку, задержки по вызовам, простои, то их продолжительность и время возникновения вносятся в путевку с обоснованием причин.

В качестве унифицированной формы путевки для использования в такси разработана форма №4 (легковое такси).

Дополнительная информация по путевым листам для такси представлена ниже.

Грузовой автомобиль

Для грузовых автомобилей оформление путевого листа обязательно во всех случаях эксплуатации – при коммерческих перевозках, перевозках грузов для собственных нужд, перегонах, движении на ремонт и т. п. Заполняются все обязательные пункты путевого листа, также обязательным является прохождение предрейсового / предсменного контроля технического состояния ТС при любом выезде из парка, а также предрейсового и (при перевозках опасных грузов) послерейсового медосмотра.

Унифицированными вариантами путевок являются форма №4-С (для грузовых ТС со сдельной оплатой водителям) и форма №4-П (для грузовых ТС с повременной оплатой водителям), а также форма №4-ПГ (для грузовых автомобилей ИП).

Легковой автомобиль

Для легковых автомобилей оформление путевки обязательно в случаях перевозки грузов или пассажиров. Даже если легковой автомобиль перевозит хотя бы одного пассажира или грузы для собственных нужд организации, то он должен пройти предрейсовый или предсменный контроль с проставлением данных в путевой лист.

Путевой лист правила оформления путевого листа

Вид путевого листа по форме №3 (легковые транспортные средства) активно используется различными организациями, т. к. в случае эксплуатации легкового автомобиля путевка необходима для учета и подтверждения расходов предприятия, затрат на ГСМ и топливо, расчета заработной платы.

К автобусам общего пользования относят транспорт, курсирующий по городским, пригородным и междугородним маршрутам. Бланки путевого листа по форме №6 используются для учета и подтверждения расходов предприятия, затрат на ГСМ и топливо, расчета заработной платы водителям.

Форма №6-спец предназначена для автобусов необщего пользования, используемых собственниками или владельцами, например, для перевозок собственных сотрудников или для разовых перевозок по договору. В такой путевке имеется талон заказчика — в нем указывается тариф, объем выполненных работ и общая сумма к оплате.

В любой путевке для автобусов общего и необщего пользования обязательно имеется поля для отметки предрейсового / предсменного контроля и предрейсового / послерейсового медосмотра водителей.

Путевые листы для специальной техники, самоходных машин, экскаваторов, автокранов, автомобилей экстренных служб оформляются в соответствии с нормативными актами с указанием всех обязательных реквизитов.

Некоторые отличия касаются лишь предрейсового медосмотра водителей автомобилей экстренных служб (пожарные машины, автомобили медицинской помощи, полиции, спецслужб) – они проходят медицинский осмотр перед началом смены, а не непосредственно перед выездом с парковки.

Для специальных типов транспортных средств разработан унифицированный бланк форма №3-спец, который имеет отрывные листы – талоны для заказчика с указанием времени работы ТС и суммы оплаты за выполненные работы.

В целом путевки необходимы для расчета заработной платы работнику, учета времени работы и простоев при выполнении задания, расхода топлива и т. п. Также надо отметить, что при заполнении путевого листа автомобильного крана есть важная особенность.

В универсальной форме №3-спец или в собственной форме путевки обязательно должны быть описаны и выделены особым шрифтом правила техники безопасности для водителей-крановщиков, например, «Запрещается приступать к работе без разрешения (подписи) ответственного лица за безопасное производство работ по перемещению груза», «Перед началом работы проверить исправность крана в соответствии с инструкцией» или «Работать под линией электропередач запрещается!».

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Формы первичных учетных документов в коммерческой организации определяются руководителем. Формы первичных учетных документов организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Применение разработанной в организации формы путевого листа необходимо утвердить учетной политикой. Требования к формированию учетной политики закреплены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) — учетная политика формируется главным бухгалтером или иным лицом, ведущим бухгалтерский учет в организации, на основе данного ПБУ и утверждается руководителем организации.

Организациям следует разработать форму путевого листа с учетом изложенных требований и утвердить ее применение учетной политикой.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 17 Приказа Минтранса № 152 собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Ниже предлагаем вам пример заполнения путевого листа.

На сколько выдается путевка?

Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Тем более для маленьких организаций, где нет отдельного диспетчера. Поэтому возникает вопрос, можно ли оформить путевку на несколько дней?

Таким образом, путевой лист выдается:

  • на 1 день, если продолжительность рейса равна 1 дню или за день выполняются несколько рейсов.
  • на 1 рейс, если длительность рейса превышает 1 день.

Правила применения путевых листов

Например, если водитель выезжает в длительный рейс по территории страны, длительность которого 2 месяца, то путевой лист оформляется только перед началом этого рейса.

Что касается организаций, автомобили которых ежедневно возвращаются на парковку, то они должны оформлять путевые листы каждый день.

Примечание. До 1 марта 2019 года путевой лист мог выдаваться на срок, не превышающий одного месяца.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании указанных Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Следует отметить, что НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Вместе с тем применение данных норм позволит организациям подтвердить экономическую оправданность произведенных расходов в случае разногласий с налоговым органом (ст. 252 НК РФ).

Путевой лист правила оформления путевого листа

Игорь Гомзиков, аудитор БКГ «Информаудитсервис»

Кто проводит технический контроль транспортного средства?

Все водители, работающие по найму, должны проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры. Отметка о прохождении такого осмотра ставится в путевой лист.

Медицинский работник, который проводит соответствующий медосмотр, проставляет даты и время проведения предрейсового / послерейсового медицинского осмотра водителя и заверяет подписью с указанием фамилии и инициалов.

О печати медосмотра на путевом листе — ниже.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Adblock
detector