Отличие акта от протокола. Административные акты виды чем отличается протокол от постановления В чем разница между актом и протоколом

Понятие, признаки и виды административно-правовых актов

В действующем законодательстве Российской Федерации в настоящее время отсутствует общее понятие правового акта.

Соответственно, не сформулировано в законодательстве и понятие административно-правового акта как одного из видов правовых актов.

Исходя из приведенного определения, административно-правовой акт характеризуется следующими основными чертами (признаками).

Предписания как нормативного, так и ненормативного характера, содержащиеся в административно-правовых актах, обязательны для исполнения всеми субъектами, на которых распространяется действие этих актов.

По нашему мнению, административно-правовое действие представляет собой властный волевой акт поведения административного органа, который от административно-правового акта отличается по следующим признакам.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными.
Информационно — справочные документы
– это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно — справочных документов:

  1. протокол;
  2. докладная записка;
  3. объяснительная записка;
  4. справка;
  5. письма;
  6. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно — справочных документов является акт. Акт
— информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части
текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть
текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

  1. название организации;
  2. наименование структурного подразделения;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место издания;
  6. заголовок;
  7. текст;
  8. приложения;
  9. подписи (членов комиссии);
  10. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.

Следующий вид информационно — справочного документа — протокол. Протокол
— документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная
— слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная
— инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) — по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже.

Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

  1. наименование организации или ведомства (если есть);
  2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
  3. наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
  4. дата заседания, номер (в течение календарного года);
  5. место составления (город);
  6. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
  7. текст вводной и основной части;
  8. подписи;
  9. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно — справочного документа — докладная записка. Докладная записка
— документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

А) информационные;
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

  1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
  2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование структурного подразделения(если есть);
  2. дата, номер;
  3. адресат;
  4. заголовок;
  5. текст;
  6. приложения;
  7. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование вида документа — докладная записка;
  4. дата, номер;
  5. место издания;
  6. адресат;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. приложения;
  10. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — объяснительная записка. Объяснительная записка
— документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — справка. Справка
— документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей:
в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись;
  11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно — справочного документа — доклад. Доклад
— последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений);
рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно — справочного документа — телеграмма. Телеграмма
— официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

Адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
печать;
дата.

Следующий вид информационно — справочного документа — телефонограмма. Телефонограмма
— официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно — справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации — отправителя;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место составления;
  6. адресат;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. подпись;
  10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
  11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно — справочных документов являются деловые письма. Письмо
— обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

  1. письмо — просьба;
  2. письмо — предложение;
  3. письмо — претензия;
  4. письмо — запрос;
  5. письмо — извещение;
  6. информационное письмо;
  7. письмо — отказ;
  8. письмо — напоминание;
  9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
  5. номер телефона, факса, телетайпа;
  6. номер счета в банке;
  7. дата, номер;
  8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
  9. адресат;
  10. заголовок;
  11. текст;
  12. приложения;
  13. подпись;
  14. печать;
  15. фамилия и телефон исполнителя;
  16. гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо
— документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо — приглашение
— документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо — приглашение может содержать:

Полную повестку дня мероприятия;
фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ…

Информационное письмо
— документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо
— документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо — извещение
— документ, являющийся ответом на запрос.
Письмо — извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо — подтверждение
— документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма — подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо — подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ…

Письмо — напоминание
— документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо — напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо
— документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация — адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо — претензия
— документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо — претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо — ответ
— документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма — запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо — ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

Принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

  1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
  2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
  3. номер документа в цифровой или буквенной форме;
  4. дата в буквенно — цифровой форме;
  5. адрес получателя;
  6. вступительное обращение;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. заключительная формула вежливости;
  10. личная подпись автора письма;
  11. ниже подписи — её расшифровка;
  12. на следующей строке — должность лица, подписавшего документ.

Факс
— документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

Указание (код) отправителя;
дата и время передачи;
длительность передачи;
номер телефакса, с которого передана информация;
количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем
— средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами — пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Adblock
detector