Образец распоряжения о сроках предоставления первичных документов

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

Но иногда наладить работу с документами не получается из-за того, что сотрудники просто не успевают вовремя отдавать первичку. К примеру, задержать документ может сам контрагент.

И вообще как он выглядит, не могу найти. Спасибо заранее. В целях оптимизаци документооборота. 1. Назначить отвественными за ведение табельного учета: 2.

Ответственным лицам предоставлять табель в отдел кадров в срок до 15 числа отчетного месяца. 3. Начальникам цехов, отделов и служб предоставлять в плановый отдел графики производства работ в срок до 20 числа 4. Начальникам цехов, отделов и служб предоставлять в юридический отдел отчет по исполнению договорных обязательств в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным.

1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

Образец распоряжения о сроках предоставления первичных документов

Пакет с большой сумкой Получатель обязан вернуть Поставщика в порядке, указанном в Приложении 1 «Инструкция по возврату большой сумки».

Храните рюкзак в закрытом помещении, чтобы он был защищен от солнечного света и влаги. Поставщик принимает только неповрежденные упаковки, отмеченные их логотипом.

Раздел 2 Закона о бухгалтерском учете, Получатель при составлении инвентаря, обязан записать характер пакета, принадлежащего Поставщику, и сообщить ему о результатах инвентаризации.

Любые нестандартные упаковочные устройства подтверждаются Поставщиком в документе «Подтверждение заказа».

Как обеспечить своевременную передачу в бухгалтерию первичных документов? — Вопрос не праздный.

Своевременность является одним из факторов, способных ограничить уместность и надежность информации (п. 6.5.

1 Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобр.

Через личный визит в отделение.

Передать документы может как глава предприятия, так и его уполномоченный.

Момент предоставления отёчности фиксируется представителем на месте.

Чтобы избежать накладок, следует в конверт добавить опись содержимого.

Датой подачи считается момент ее отправления с почтового отделения.

Электронная форма подачи более востребована и позволяет избежать недопонимания между налогоплательщиком и системой.

Способ 1: Оператор ЭДО.

Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

– Иногда первичка поздно попадает в бухгалтерию из-за того, что контрагент выписывает документ с ошибками.

Образец распоряжения о сроках предоставления первичных документов

Тогда бумагу приходится возвращать бухгалтеру поставщика, чтобы ее исправили. Бывает, что ошибку не получается исправить с первого раза и первичка мигрирует из одной бухгалтерии в другую не один раз.

Тогда вероятность потерять бумаги или получить их позже нужного срока возрастет.

Тут помогут памятки для сотрудников с образцами правильно заполненных документов.

Важно Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.

000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы.

Обязательно под роспись всем ответственным.

В связи с (указываешь причину, например: необходимостью проведения инвентаризации или с необходимостью подготовки к балансу)ПРИКАЗЫВАЮ:1. Установить следующие сроки сдачи материальных отчетов: « » 200 г.2.

Ответственным за выполнение приказа назначить 3.

Сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой междуведомственной форме N М-17, заготовляемых бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаваемых материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

если в отраслевых инструкциях министерств и ведомств не предусмотрен иной порядок. Подтверждаю подпись Илимжинова Д. Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных.

Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Внимание В связи с (указываешь причину, например: необходимостью проведения инвентаризации или с необходимостью подготовки к балансу)ПРИКАЗЫВАЮ:1.Производить сдачу мат. отчетов в срок до———«2. Ознакомить следующих лиц————3 здесь можно написать об ответственности за нарушение.

Наименование организации ПРИКАЗ N Место издания Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению. 2.

Также важно назначить ответственных за это сотрудников и расписать, как они будут передавать документы.

Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать.

Хорошо, если распределение функций и ответственности будет понятно каждому сотруднику.

Ведь только тогда работники смогут следовать инструкциям.

А чтобы сотрудники не забывали, что регламент следует соблюдать, закрепите эту обязанность в их должностных инструкциях. К тому же в этом случае нарушителя сроков можно будет привлечь к ответственности.

Готовый регламент директор утвердит своим приказом.

Однако на практике работников необходимо ознакомить с ним под расписку. По сути соблюдение графика документооборота является одной из трудовых обязанностей работника.

Поэтому в следует включить выписку из данного графика, относящуюся к обращению этого работника с первичной документацией.

Разъясняет: если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, то такое лишение или снижение правомерно.

Образец распоряжения о сроках предоставления первичных документов

Не запрещено классифицировать нарушение сроков и как дисциплинарный поступок.

Организации розничной торговли имеют право учитывать товары либо по покупным, либо по продажным ценам как правило, товары учитываются по продажным ценам.

О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения.

Нефтепродукты, находящиеся в других местах хранения в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания…

Пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации устанавливает: порядок и сроки передачи документов их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу «первички» в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Товары толщиной до 3 мм, продаются навалом или в мешках с индентором, берут около 1 кг Товаров до 3 мм, продаются в бумажных мешках по 400 г с мешками верхнего и нижнего слоев на поддоне.

Право подписи первичных документов

Образец распоряжения о сроках предоставления первичных документов

Первичные документы служат основанием для отражения в учете операций п. Ответственность за оформление и своевременную передачу документа в бухгалтерию, а также за достоверность данных несут:. Документ должен быть оформлен правильно.

Исключение — документы по операциям с денежными средствами. Их нельзя принимать к учету при наличии исправлений. На документе с исправлениями должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера.

Если первичные документы не поступили в бухгалтерию по причине их утери порчи , то руководитель учреждения назначает специальную комиссию. Ее задача — установить причины и выявить виновных лиц. Также надо принять меры по восстановлению документов. По результатам проверки оформляют акт. Его подшивают в папку журнала по прочим операциям п.

Проверяйте свою первичку на опасные ошибки по карте рисков. Первичные документы бухгалтерского учета. Требования к первичным документам. В нем нужно указать лиц, которые обязаны составлять, принимать и проверять первичные документы. И самое главное — сроки представления документов в бухгалтерию. С графиком должны быть ознакомлены под подпись все работники. Лучше, если его соблюдение будет включено в должностные обязанности каждого сотрудника.

Для этого следует включить в трудовой договор выписку из графика документооборота. Однако на практике график соблюдают далеко не все службы. Это грозит сверхурочной работой, которая свалится на бухгалтерию, когда придет время закрывать период и сдавать отчетность, в том числе квартальную. Но есть выход — издать внутренний приказ руководителя о порядке представления первичных документов. Срок сдачи первичных документов утвердите приказом.

С приказом нужно ознакомить руководителей подразделений. Именно они организуют сдачу документов в своих службах и несут ответственность, в случае если их подчиненный нарушит приказ.

В учетной политике учреждения установлено, что в учетной программе период закрывают ежеквартально 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Чтобы период был закрыт вовремя, руководитель учреждения издал приказ, где установил сроки представления документов в бухгалтерию и меры ответственности нарушителей см.

В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации,. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений. Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение приказа ответственными лицами своих подразделений, своевременное назначение новых ответственных лиц в случае временного отсутствия, увольнений или смены ранне назначенных ответственных лиц.

Образец распоряжения о сроках предоставления первичных документов

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне.

Первичные документы бухгалтерского учета очень важны, ведь от их правильного оформления зависит многое, в том числе достоверность отчетности и налоговых платежей. Формы первичных документов бухгалтерского учета и разъяснения по их применению и заполнению вы найдете в этой рубрике сайта. Формы первичных документов бухгалтерского учета — законные требования.

Основные документы бухгалтерского учета — перечень годов. Документирование каждого факта хозяйственной жизни — одно из ключевых правил ведения бухгалтерского учета БУ. Под каждую операцию требуется отдельный документ, а подчас и не один. Составление документов — обязанность различных сотрудников организации.

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса. Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.

В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие. Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций.

Сбор первичных документов — непростое дело для главбуха. Особенно в конце года. Добиться, чтобы с первичкой было все в порядке, поможет особый приказ.

Как перевыставить счет-фактуру по агентскому договору. Лимитно-заборная карта. Журнал учета БСО, образец заполнения. Журнал учета огнетушителей: образец. Бланки БСО. В общем случае правом представлять компанию действовать от имени компании , в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает единоличный исполнительный орган компании — ее руководитель или получившее такие функции по договору лицо например, управляющий.

Если ли еще, кто может подписывать первичные документы? Ведь может получится так, что руководитель отсутствует на рабочем месте, находится на больничном или в отпуске, или документооборот организации слишком большой и одному человеку нереально справиться с таким объемом работы. Что делать в таком случае?

Форма документа, образец. Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными.

Приказ о предоставлении информации, образец

Своевременное предоставление документов в кадровую службу в случае их замены У нас возникла проблема. Сотрудники вовремя не предоставляют документы в отдел кадров в случае их замены. В частности, касается это паспорта.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕГОРОДА МОСКВЫТРЕСТ «МОСОТДЕЛСТРОЙ № 1» П Р И К А Зо предоставлении бригадных нарядов, табелей учета рабочего времени, отчета о расходе материалов (форма М 29) от «___» ______________ 2009 г. № ___ г. Москва В целях обеспечения своевременного учета рабочего времени, выполненных работ для начисления заработной платы, а так же расхода материалов,ПРИКАЗЫВАЮ:1.

В срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным, производителям работ, ответственным за ведение табеля учета рабочего времени и выполняемых работ, предоставлять в отдел кадров и бухгалтерию: бригадные наряды, табели учета рабочего времени. Ответственные – руководители подразделений, производители работ.

Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы.

Срок – постоянно.3. Установить персональную ответственность за неисполнение пунктов 1, 2 настоящего приказа на упомянутых в данных пунктах лиц в связи с нарушением сроков начисления заработной платы из-за отсутствия необходимой информации (пункт 1), за нарушение сроков обработки информации для проведения действий с материалом (пункт 2). Ответственные – поименованные в соответствующих пунктах.

Срок – постоянно.4. К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации. 5. С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц.6. Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А.

Утвержденный авансовый отчет служит основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.

Выдача денежных средств в подотчет производится только после утверждения руководителем предприятия, либо лицом, им уполномоченным, «Заявки на выдачу денежных средств в подотчет» (приложение к настоящему приказу).5. Разрешается утверждать «Заявку на выдачу денежных средств в подотчет» следующим должностным лицам предприятия:(должность, Ф.И.О.)6.

работника)(должность, название подразделения)Конкретная цель расходования денежных средств: __________________________Сумма: ______________________________________________________________Плановая дата расходования денежных средств: ___________________________(подпись работника, дата)

Наименование организации ПРИКАЗ ________________ N _______________ Место издания Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

2. Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений.

Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение приказа ответственными лицами своих подразделений, своевременное назначение новых ответственных лиц в случае временного отсутствия, увольнений или смены ранне назначенных ответственных лиц. 3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна

Включены в цену продукта; продается отдельно, счет-фактура будет отдельным предметом; вернуть в течение 60 дней с даты получения товара.

Подтверждение принятой формы маркетинговых пакетов с получателем содержится в «Подтверждении заказа», выданном Поставщиком, или в письменном контракте между Поставщиком и Получателем. Директор может отказаться издавать приказ.

Чтобы его убедить, можно использовать такой аргумент.

Пакет с большой сумкой Получатель обязан вернуть Поставщика в порядке, указанном в Приложении 1 «Инструкция по возврату большой сумки».

Чтобы применить к сотруднику такие взыскания, если он не соблюдает сроки сдачи документов в бухгалтерию, должна быть прописана в его должностной инструкции. Удержания и взыскания не подходят для тех, кто вовремя не предоставил первичные учетные документы. Как же дисциплинировать сотрудников?

Статья 192 и 135 ТК РФ предусматривают иные доплаты и надбавки компенсационного характера, которые устанавливаются трудовым договором.

Первичные документы в бухгалтерии – основа учета.

Дисциплинировать сотрудников и заставить их вовремя сдавать первичные учетные

Все эти вопросы были [. ] Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа.

В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [.

Наша рассылка

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации.

В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Охрана труда и техника безопасности

Вторая часть документа содержит более подробную информацию.

Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве.

В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами).

Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать.

предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.

Как заставить сотрудников сдавать «первичку» вовремя

Первичные документы служат основанием для отражения в учете операций п. Ответственность за оформление и своевременную передачу документа в бухгалтерию, а также за достоверность данных несут:. Документ должен быть оформлен правильно. Исключение — документы по операциям с денежными средствами. Их нельзя принимать к учету при наличии исправлений.

Приказ о сдаче табелей в срок

Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ о предоставлении бригадных нарядов, табелей учета времени, отчета о расходе материалов (форма М 29) от «___» ______________ 2009 г. В целях обеспечения своевременного учета рабочего времени, выполненных работ для начисления заработной платы, а так же расхода материалов, 4.

К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации.

С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц. 6.

Наша рассылка

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО О порядке ведения табеля учета рабочего времени При ведении табеля учета рабочего времени в структурных подразделениях Общества Руководствоваться следующими правилами: 1. Табель ведется в течение месяца руководителем структурного подразделения.

3. Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров ).

4. В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе.

Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом. 3.

Перечень документов необходимых для внесения отклонений в табель Отметки об отклонениях — невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов: — распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;

ТК РФ, рекомендуем факт выдачи расчетного листка работникам фиксировать в журнале учета или в ведомости.

  • готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и праздничные нерабочие дни.
  • В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность руководителя по управлению персоналом и режиму (инспектора по кадрам — делопроизводителя).
  • Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
  • ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ОТСУТСТВИЯ РАБОТНИКОВ.

День, который сотрудник-донор берет в качестве дополнительного выходного, в табеле обозначается «В».Каким кодом в табеле рабочего времени следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке?

После утверждения руководителем учреждения табель (ф.

Вход на сайт

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Срочно нужно образцы приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета использования рабочего времени. Республика Беларусь, Витебск 2.

Руководителям структурных подразделений обеспечить предоставление заполненного табеля учета рабочего времени с необходимыми подтверждающими документами (в случае неявок сотрудников на рабочем месте) в конце каждого месяца в отдел кадров.

3.Отделу кадров осуществлять проверку всех табелей учета рабочего времени и обеспечивать их своевременную сдачу в бухгалтерию для расчета заработной платы не позднее 2 числа каждого месяца.

Условные обозначения видов затрат рабочего для использования в табелях учёта рабочего времени.

1. назначить ответственным за ведение табелей учета рабочего времени Ф.И.О., должность, с 00.00.2011 г. Ф.И.О.

сдавать табеля учета времени в бухгалтерию в срок до 5 числа каждого месяца Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Сегодня свой день рождения празднуют 119 пользователей.

Основы ведения учётного плана Табель обязан включать всё нюансы по поводу рабочего времени сотрудников организации.

К основным пунктам, нужным для грамотного составления приказа по ведению учёта, относят: Руководителем определяются общие пункты по заполнению документа.

Подскажите пож-та, работаю секретарем уже 1,5 года (причем личным, генерального директра), с недавних пор у нас появился финансовый директор, которая от руки написала на меня приказ и отдала на подпись руководителю.

Приказ заключается в том, чтобы я вела табель учета рабочего времени на начальник строительных участков и их прорабов, если учесть что на офисных работников ведет девочка от отдела кадров.

бесполезно.

Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А. ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПРИКАЗОМ 1.4.

Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет: 1.4.1. Ведет учет штатного состава работников подразделения. 1.4.2.

На основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.

Разрабатываем график документооборота

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя.

Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию. Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете.

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график. На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.

Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучетест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидациип. 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; подп. 18 ст. 250 НК РФ. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача.

Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте.

Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Adblock
detector