Куда списать гсм без путевых листов

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  • топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
  • масла и смазки;
  • различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Как списать бензин без путевого листа?

Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.

Списание ГСМ

Все виды топлива, включая и бензин, это горюче-смазочные материалы (ГСМ). Для списания расходов на ГСМ потребуется составление соответствующего акта. Данный документ составляется специальной комиссией, в состав которой включаются как минимум два сотрудника компании.

Определенных жестких требования по составлению акта на списания ГСМ законодательство не устанавливает. Поэтому компании вправе самостоятельно разработать шаблон акт, что должно быть утверждено руководителем и зафиксировано в локальных нормативных документах компании.

Если утвержденной формы акта в компании нет, то при каждом составлении документа может применяться произвольная форма.

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании или ФИО ИП;
  • дата составления документа;
  • члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
  • сведения о водителе (ФИО);
  • наименование механизма, его инвентарный и госномер;
  • вид выполненных работ;
  • расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Куда списать гсм без путевых листов

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся.

Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно.

Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля.

Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

  • Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
  • Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана.
  • Статья 252 НК РФ, которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально.
  • Статья 264 НК РФ, согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
  • Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
  • Иные нормативные акты

Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.

Для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в налогооблагаемую базу, потребуется подтверждение расходов на их покупку, оформленное должным образом.Если покупка производится за наличный расчет, то это подтверждается кассовым чеком с АЗС.

Если бензин закупается по специальным талонам, то в качестве подтверждающего документа выступают корешки.

Вычет по НДС

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура.

Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Куда списать гсм без путевых листов

Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия.

В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства.

Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

Мы на УСН (15% доходы -расходы) в собственности 2 автомобиля, один легковой и грузовой (небольшой).

Мы частная компания, путевых листов не ведем.

Но заключили договор с АЗС и приобрели топливные карты. Как бухгалтеру списывать топливо в нашем случае в бухучете и в налоговом учете. На автомобилях ездят инженеры на монтажи, ремонты.

Куда списать гсм без путевых листов

Возможно, чтобы меньше было бумажной волокиты, эти суммы в расходы не брать и тогда, как списать топливо? Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно.

Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца. Если вы не ведет путевых листов, обосновать необходимость поездок на автомобиле будет проблематично. При проверке налоговики могут снять расходы.

Поэтому вам лучше и не списывать стоимость ГСМ в налоговом учете при УСН.

Просто не заносите стоимость топлива в Книгу учета, и все.

Санкций никаких за это не будет. Производственная необходимость поездок не подтверждена, а, значит, понесенные расходы при налогообложении не учитываются (ст.

252 НК РФ). Обратите внимание на то, что .

Поскольку путевые листы вы не ведете, оформляйте ежемесячно акты на списание топлива. Указывайте в нем объем израсходованного бензина в литрах, и списывайте стоимость методом ФИФО, средней, или по цене закупки. Если учет объема израсходованного бензина вы тоже не ведете, можете списывать все, что приобретаете.

Потому к вам вряд ли будут вопросы.

Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше).

Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (). К слову, акт списания помогает некоторым компаниям обойтись и вовсе без путевых листов ().

Ведь (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевок) предназначен исключительно для транспортных компаний. образец ниже)

Обычно водитель на руки получает только чек.

Чтобы воспользоваться вычетом и избежать споров с проверяющими, фирме целесообразно оплачивать ГСМ через расчетный счет. В этом случае поставщик выпишет счет-фактуру.

Кроме того, сумма налога будет выделена в платежном поручении. Еще один плюс такого варианта расчетов – возможность получения скидки. Практика показывает, что поставщики нередко снижают стоимость топлива при безналичной оплате.

внимание Путевой лист составляют на один день.

Вопрос Добрый день!

Наша компания заключила договор с топливной компанией для заправки бензином сотрудников по специальным картам. Сотрудники имеют личные автомобили, их работа иногда имеет разъездной характер. Бензин необходимо списывать по путевой листам.

Однако в путевом листе на легковой автомобиль есть графы про диспетчера-нарядчика, механика, которых нет в нашей организации, время выезда и возвращения в гараж (естественно, никакого гаража нет — сотрудники могут выехать на встречу с клиентом из дома, или в конце рабочего дня и уже не вернутся обратно на работу) показания спидометра, которое будет не совпадать из листа в лист, потому что это личный автомобиль сотрудника.

Особенности учёта

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Списание ГСМ

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам.

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Основные понятия по списанию

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

Куда списать гсм без путевых листов

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Как происходит списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях, описывается в статье: списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Нормы списания ГСМ рассматриваются в статье: нормы списания ГСМ.

Расчет

На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

Hs базовая норма расхода топлива, определяемая пробегом автомобиля, л/100 км
S общий пробег автомобиля в продолжение рабочей смены, км
D поправочный коэффициент к норме, %

Куда списать гсм без путевых листов

В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Его базовая норма потребления топлива равна 13,0 литров на 100 км пробега. Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции.

При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

за зимний период 10%
за эксплуатацию в городе, где плотность заселения составляет 1,5 млн человек 10% – ;
НРд нормативный расход топлива за один рабочий день
Т количество рабочих дней в месяце, Т = 21

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

  • при производстве капитального ремонта;
  • при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

  • учет по лимитам;
  • компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

В основе сделки лежат указания статьи 188 ТК, в которых излагаются условия и порядок выплаты компенсации и возмещения сотруднику.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

Предприятие вправе использовать нормы Минтранса, но в тоже время может разработать свои собственные нормативы потребления ГСМ на каждый вид транспорта, имеющийся у него. При этом обосновав их замерами ежедневного расхода топлива.

Образец приказа на списание ГСМ по нормам вы можете найти в статье: образец приказа на списание ГСМ по нормам.

Как составить акт на списание ГСМ, .

Признаки банкротства юридического лица вы можете узнать в этой статье.

{amp}gt;Практические советы по учету и списанию ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива.

Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу.

Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос спорный.

Категории

2017-10-05itemprop=»headline» webseo 05.10.2017 0

Множество организаций, зарегистрированных в различных сферах деятельности, используют транспортные средства. Цели тут могут быть самые разные: подвоз сырья и расходных материалов, доставка готового товара к потребителю.

Списание ГСМ по чекам АЗС является больным местом каждого бухгалтера. Делать это необходимо правильно, чтобы оптимизировать и контролировать расходы в этой области.

Хотите узнать, как списать расходы на ГСМ по чекам? В этой статье приведены актуальные нормы и требования, даны практические советы.

Немного теории

К горюче-смазочным материалам относится довольно большой перечень веществ: бензин, газ, дизельное топливо, масла, смазки, тормозные и охлаждающие жидкости. Приобретать их можно как за наличные, так и по безналу.

Главным плюсом является возможность уменьшения суммы налогов. Ведь расходы на бензин можно учитывать в себестоимости товаров и услуг.

  • 09.10.2009, 16:00 #6 теоретически предприниматель ни чуть не менее эффетивно загрязняет окружающую среду, чем организации Не помню никаких номеров строк в никаких декларациях. Склероз. Ответить с цитированием Вверх ▲
  • 09.10.2009, 21:34 #7 Можно составлять маршрутную книгу, с указанием маршрута, цели, километража и расхода бензина.

    Ответить с цитированием Вверх ▲

  • 12.10.2009, 23:44 #8 ну на сколько я знаю, это все указывается и в путевых листах.Всем большое спасибо, за ответы Ответить с цитированием Вверх ▲
  • 27.03.2015, 11:28 #9 Списание топлива без путевых листов. Подскажите пожалуйста. у нас в командировки работники ездят на своем личном транспорте. Организация выдает деньги на бензин, чеки они предоставляют.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

  • вести единый реестр путевых листов;
  • учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
  • учитывать расход ГСМ по нормам расхода или по фактическому расходу на основании данных путевых листов с учетом сезонности и дорожных условий;
  • контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
  • формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
  • готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.

Документы для скачивания (бесплатно)

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).

Путевой лист без техосмотра КонсультантПлюс: Форумы Можно ли списать гсм в расходы без путевых листов Re: Можно ли списать гсм в расходы без путевых листов Какие могут быть путевые листы у тракторов и комбаинов обычные путевые листы комбайнеров и трактористов. А4 формата, большие такие. Диз. топливо покупается оптом два раза в год, перед посевом и уборкой ага, только учет топлива никто не отменял.

Вы должны его выдавать каждому комбайну перед сменой, затем по путевому листу смотреть (пере)расход. сколько кругов по какому полю они накатали, бред какой-то на самом деле не бред. Если у вас честные трактористы — это очень хорошо, но составление документов никто не отменял. Кстати, обычно ГСМ воруют нещадно, а при уборочной тем более. Т.ч. придется налаживать учет. Суммы там не малые и их хотят сейчас кинуть в доход.

Дебет 01 Кредит 08 – 171 000 руб. (170 000 1000) – оприходован автомобиль по первоначальной стоимости; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 30 600 руб. – принята к вычету сумма НДС по приобретенному автомобилю. Для целей налогового учета прибыли первоначальная стоимость приобретенной машины определяется в соответствии с пунктом 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.

Она складывается из расходов на покупку автомобиля, доставку и доведение его до состояния, пригодного для использования. Таким образом, первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете в целом совпадают.

Исключение составляют проценты по заемным средствам (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ) и суммовые разницы (подп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для целей налогообложения эти траты являются внереализационными расходами и относятся на финансовый результат в текущем налоговом периоде.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно.

Пример списания по путевым листам

Расчет

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

Пример

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Дт

Кт

∑, руб.

Содержание

10

60

6 666,67

Поступление бензина от поставщика

19

60

1 333,33

НДС

(80 л × 38 руб. 6 666,67 руб.) / (80 л 200 л) = 34,67 руб.

  1. Списание бензина по факту.

В августе 2019 года был сделан 1 выезд машины по служебным целям. В ПЛ указано, что при выезде в баке «Нивы» было 40 л бензина, выдано 20 л и при возвращении обратно на предприятие остаток в баке составил 30 л.

40 л 20 л − 30 л = 30 л.

30 л × 34,67 руб. = 1040,10 руб.

Дт

Кт

∑, руб.

Содержание

26

10

1 040,10

Списан бензин на общехозяйственные нужды

  1. Списание бензина по нормативу.

Предположим, что ПЛ не отражает обороты топлива. Компания использует ПЛ с отражением показаний одометра.

В ПЛ произведены отметки о пробеге «Нивы»: на начало поездки 5000 км, после возвращения на предприятие — 5070 км. Обратимся к распоряжению № АМ-23-р.

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D), 

Qн — нормативный расход топлив, л;

Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

В подп. 7.1 документа находим Нs для нашего автомобиля — 10,9 л.

Коэффициент D находим в приложении № 2 к документу — 10% (для Челябинской области).

0,01 × 10,9 л × 70 км × (1 0,01 × 10 %) = 8,4 л.

8,4 л × 34,67 руб. = 291,23 руб.

Дт

Кт

∑, руб.

Содержание

26

10

291,23

Списан бензин на общехозяйственные нужды

ГСМ в целях первичного учёта признаются:

  • бензин;
  • ДТ;
  • газ (сжиженный, сжатый, нефтяной).

А также специализированные смазочные материалы и жидкости технического назначения (моторные масла, антифризы, специальные смазки).

Перед выездом на маршрут в бак автотранспортного средства заливается количество топлива, которое называется нормативным. Для каждой марки машины в отдельности это количество определяется в соответствии с нормой, утверждённой локальным актом (приказом) по предприятию. Выданное топливо заносится в специальный проездной лист водителя – путёвку.

QH = 0,01 * Hs * S * (1 0,01 * D), где

  • H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
  • D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

 НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

10

60

3 800

Оприходован бензин (ТОРГ-12)

19

60

760

Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. 100 л × 38 руб.) / (50 л 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

800

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

176

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

В качестве показательного расчёта количества списанных товарно-материальных ценностей по путёвкам можно привести следующий пример. Юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью) осуществило в сентябре 2018 года закупку и списание топлива (бензин). Количество – 100 л, цена за литр – 38 руб., без НДС. До осуществления сделки остаточный запас топлива той же марки на складе предприятия составлял 50 л, себестоимость – 44 руб./л.

Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.

Поступление ГСМ

  • оприходован бензин на сумму 3800 руб. (Дт 10 Кт 60)
  • отражён налог на добавленную стоимость в сумме 684 руб. (Дт 19 Кт 60)

Средняя себестоимость бензина на предприятии за период составила

(50 л × 44 руб. 100 л × 38 руб.) / (50 л 100 л) = 40 руб.

Cписание по факту

Данные путевого листа о количестве топлива:

  • на начало – 10 л;
  • выдано для использования – 30 л;
  • на конец – 20 л.

Несложный расчёт показывает, что использовано 20 л., то есть списать необходимо

20 л × 40 руб. = 800 руб. (Дт 26 Кт 10)

Cписание по норме

Данные полученного бухгалтерией документа с показаниями спидометра:

  • на начало рейса – 2500 км;
  • на конец рейса – 2550 км.

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D),

где: Qн – норматив расхода, л;Hs – базовая норма (на 100 км пробега);S – фактический пробег, км;D – поправка для региона.

Для автомобиля «Калина» Hs=8л. Региональный коэффициент, на основании которого проводится поправка, – 10%. Итоговый расход

0,01 × 8 × 50 × (1 0,01 × 10) = 4,4 л

Списанию подлежит 4,4 л × 40 руб. = 176 руб. (Дт 26 Кт 10).

Учитывая вышесказанное, рассчитанные в данном примере затраты на непроизводственные нужды в налоговый учёт попадают в виде прочих расходов.

Посредством учёта по путевым листам финансовая служба предприятия подтверждает факт расходов горюче-смазочных материалов, фиксирует километраж, пройденный автотранспортным средством в учётном периоде, получает данные об объёмах использования топлива. Если в составе транспортной службы предприятия есть ТС без одометра, фиксация расхода осуществляется на основании первичных документов. Для данного конкретного случая это акты бензина или дизельного топлива.

Бухгалтерский учет ГСМ

Аналогично прочим производственным запасам предприятия, горючее и различные виды смазки учитываются в бухучёте, исходя из их фактической стоимости. Расходы являются элементом раздела II ПБУ 5/01. Принять топливо в состав учёта можно на основании двух типов бумаг, которые прилагаются к авансовому отчёту:

  1. Чеки автозаправочной станции (если топливо приобретается на маршруте за «наличку»).
  2. Топливные талоны (при покупке по безналичному расчёту согласно договору между предприятием и фирмой-поставщиком).

Кроме того, водители могут покупать бензин или дизтопливо в пути, используя выданную на предприятии топливную карту. При использовании такого способа учёт ведётся по факту получения предприятием отчёта о количестве залитого в бак топлива от эмитента карты. Для списания используются два метода (раздел III ПБУ 5/01):

  • средняя себестоимость;
  • ФИФО (себестоимость ранее приобретённого количества запасов).

Третий метод, указанный в ПБУ (отдельный расчёт себестоимости всех единиц ТМЦ) в учёте ГСМ не применяется. Наиболее часто бухгалтерами используется первый метод. В этом случае стоимость остатка суммируется со стоимостью поступления, а затем делится на общий остаток на день оформления учёта ( в килограммах или литрах).

Бухучёт

Учёт в бухгалтерии ведётся по субсчёту «Топливо» (10-3) счёта «Запасы» (10) следующим образом:

  • дебет – приход;
  • кредит – списание.

Алгоритм: предварительно рассчитанное количество топлива перемножается со стоимостью учёта единицы в составе запасов. Итог списывается – Дт 20 (или других материальных счетов, а также 44) Кт 10-3.

Налоговый учёт

В отношении порядка формирования расходов по путёвкам есть несколько нюансов.

Первый. Нужно определить вид расходов, в составе которых учитывается факт списания (материальные или прочие). П.п.5 п.1 ст.254 предусматривает их включение в материальные затраты. Условие – товарно-материальные ценности (топливо, масла, смазки, и другие специализированные материалы) должны использоваться для технологических нужд. Другие первичные документы – передвижение транспорта, выполняющего непроизводственные задачи – входят в состав прочих расходов.

Для тех предприятий, где перевозка грузов и пассажиров – основной вид деятельности, 100 % затрат ГСМ, списываемых в налоговый учёт по путёвкам водителей являются материальными.

Второй. Требуется ли нормировать расходы в налоговом учёте? Законодатель прямо не говорит о том, что 100 % расходов может быть признано таковыми, основываясь лишь на их фактическом потреблении. Минфин в многочисленных письмах подтверждает, что количество топлива можно рассчитывать в соответствии с распоряжением №AM-23-р. То есть, обосновывая затраты, количество которых определено математическим путём.

Итак, расход можно определять и по нормативному количеству, и по фактическим затратам. Следует помнить, что пунктом 6 вышеуказанного распоряжения установлено, что субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать, утверждать локальными актами и корректировать нормы расхода.

В кодексе нет прямых пояснений по этому поводу. Если они установлены организацией самостоятельно, превышены и учтены как понесённые сверх нормы, налоговый орган вправе не считать их расходами отчётного периода.

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену).

Больший период допустим только в случае командировки водителя.Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр. Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.

06 № 03-03-04/1/129). Отсутствие в путевом листе конкретных пунктов назначения контролирующие органы признают нарушением.  Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.Обратите внимание на раздел «Движение горючего».

На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Они касаются и бюджетных учреждений.Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Adblock
detector