Документооборот в ооо пример схема

Основные постулаты касательно документооборота

Существует незыблемое правило, ради которого, собственно говоря, и внедряется бухгалтерский документооборот в организации. Он должен соответствовать основным требованиям в компании и решать ее основные задачи. То есть, Вы должны разработать его таким образом, чтобы он Вам только помогал, а не был в тягость.

№ пп Принцип Характеристика
1 Непрерывность Потребуется вести учет временных потерь, понесенных на рассмотрение конкретной бумаги поштучно каждым подчиненным, задействованном в ее рассмотрении. Также следите за выполнением примерно одинакового количества работы между людьми
2 Маршрутизация Все бумаги должны быть поделены на группы по различным признакам и в рамках них бумаги перемещаются внутри компании в соответствии с прописанными для них маршрутам. Это решает вопрос скорости и целенаправленности поступления бумаги конечному пользователю
3 Регламентация Соблюдайте выполнение алгоритма, включающий в себя контроль на всех уровнях, таких как:

1.     Формирование или поступление из вне.

2.     Фиксация в журналах.

3.     Обработка.

Благодаря выполнению всех этих пунктов у Вас получится непрерывность процесса

4 Исключение дублей Изучите каждый алгоритм на предмет выполнения одного и того  же действия с бумагой разными пользователями. Оптимизируйте процесс и Вы сведете к минимуму бесполезность наличия некоторых шагов

Запомните, что ни один из принципов не работает сам по себе. Все они имеют смысл лишь в связке и нарушение одного влечет собой разрушение всех схемы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrighten-GB

Конечно же, документооборот в различных фирмах имеет свою специфику, но все же он базируется везде на основных главенствующих моментах. Об этапах его организации речь пойдет далее на примере крупной фирмы «Байкал». Рыбное хозяйство «Байкал» задалось целью наладить свой документооборот перед грядущей налоговой проверкой. Для этого подчиненным методологического отдела Ивановским К.Ю. был разработан примерный план внедрения процесса для рассмотрения руководству.

Шаг 1 – Первым пунктом Ивановский К.Ю. предложил описать формирование бумаги внутренними подразделениями «Байкала» и его структурными единицами, выведенными на отдельный баланс или ее приход от внешних поставщиков или клиентов.

Шаг 2 – Далее предлагается сверить бумагу на предмет ее корректности, законодательным требованиям, по сути и правилам арифметики. Делать это в «Байкале» будет уполномоченный человек двух отделов:

  • менеждеры по реализации и отдел обеспечения;
  • бухслужба.

Это сделано не с целью задвоения одного и того же процесса несколько раз, а для избежания попадания бухгалтерам неправильных документов. Это позволит сразу отправлять назад контрагентам некорректные бумаги и минимизирует риск ошибок в бухучете «Байкала».

Документооборот в ооо пример схема

Шаг 3 – После попадания бумаги в финотдел ее подчиненные начинают проводить бумагу по учетным регистрам на основании бухпроводок. Еще этот этап Ивановский К.Ю. назвал обработкой.

Шаг 4 – После обработки бумаги в соответствии с правилами архивного дела ее потребуется хранить в «Байкале». Ивановский К.Ю. предлагает хранить первичку не менее года дабы при формировании годовой отчетности не было проблемы в подтверждении факта той или иной операции.

Шаг 5 – Передача отработанных бумаг в архивный отдел, где по нормативным бумагам их сортируют в зависимости от сроков хранения.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

Документооборот в ооо пример схема

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

  • для каждого отдела;

  • для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsen-GB

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 — 2020 годах».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Документооборот в ооо пример схема

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Схема обработки бумаг в бухгалтерии

Дабы наладить процесс обращения бумаг у себя в компании, стоит все же понимать как это должно примерно выглядит. Ниже предлагается общая схема, что сможет вам помочь разобраться в тематике.

  1. Поступление бумаг в бухгалтерский отдел .
  1. Общая документация в отделе.
  1. Сверка бумаги по сути, исчислениям и наличию основных обязательных реквизитов.
  1. Обрабатывание бумаги и занесение содержащихся в ней сведений в бухрегистры посредством осуществления бухзаписей.
  1. Направление бумаги в архив.
Документооборот в ооо пример схема ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Пример #1. Основные шаги для соблюдения процесса

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа.

Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Процедура организации документооборота в компании

Любой бизнес продуцирует накопление немалого числа бумаг да еще довольно много поступает от внешних лиц. Дабы не погрязнуть в горах бумаг и не потерять важные их них стоит позаботиться о грамотной организации процесс от их приемки до сдачи в архив после отработки. Рассмотренные бумаги вовремя помогут также руководству в принятии своевременных управленческих решений.

Запомните, что основная ответственность не только за выполнение документооборота, но и за общее правильное ведение бухучета полностью ложится на руководителя бизнеса. Реквизиты, что обязательно должны быть изложены в первичке, сверяет уполномоченное на то лицо (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 ФЗ № 402).

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета (ФЗ № 402, п. 1 ст. 7). Вы нигде не найдете отдельный нормативный документ, посвященный бухгалтерскому документообороту, но регуляторы упорно работают над созданием федерального стандарта, что будет посвящен полностью рассмотрению данного вопроса. Однако, сейчас же Вы вправе оперировать мнением, изложенным «Положении о документах» (приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983).

Ошибка 1.  Выбор децентрализованной формы небольшой фирмой. Зачастую это заведомо проблематично и не несет здравого смысла, так как процесс обработки бумаг раскладывается на нескольких подчиненных, хотя при небольших оборотах это вполне допустимо возложить на одного человека. В результате чего, может возникнуть задвоение какого-либо этапа и процесс налажен ради процесса, а не выполнение главных первоочередных задач бизнеса.

Ошибка 2.  Обратная ситуация, когда крупный бизнес обращается к использованию у себя децентрализованной формы. Это по своей сути не есть ошибка, но если компания имеет обособленные подразделения, что находятся территориально по разным адресам, этого будет недостаточно. Здесь наиболее подходящей станет смешанный вариант. К примеру, хранятся бумаги в целом в одном спецотделе, но при этом текущие бумаги находятся по местам их обработки.

Запомните, что при налаживании процесса обмена бумагами внутри компании Вы обязаны соблюдать основные правила делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: По какой форме наладить документооборот в компании?

Процедура начала организации обмена бумаг может быть выбрана по одному из предложенных вариантов:

  • централизация предполагает, что все бумаги будут сохраняться в одном структурном подразделении;
  • децентрализация свидетельствует о том, что бумаги будут находится в отделах их обработки, сверения и хранения;
  • смешанная схема естественным образом объединяет полезные качества вышеизложенных вариаций.

Вопрос №2: На каком из них лучше остановить свой выбор?

Компании вправе выбрать любой вариант из предложенного списка, но основываться при этом должны на объемах поступающих и создающихся внутри компании бумаг. Немаловажный фактор здесь отводится и организационной структуре фирмы.

График документооборота: образец 2019 года

Не стоит спорить с наличием массы плюсов в налаживании электронного документооборота фирмы. Это принесет не только экономию времени, но и средств для обеспечения распечатки бумаг и их дальнейшего хранения.

Основные преимущества автоматизации оборота бумаг:

  • сокращение временных потерь на поиск и отправку нужной бумаги заявителю;
  • бумаги сохраняются в базе без ограничения времени и Вы не будете ощущать нехватки в помещениях;
  • ограничение доступов к просмотру некоторых бумаг между различными пользователями;
  • экономия финансовых средств фирмы на бумагу, материалы для распечатки и прочих затрат;
  • контролирование пути поступления бумаги и дальнейшей ее “жизни” внутри компании

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

Документооборот в ооо пример схема

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressen-GB

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Adblock
detector